Como usar um Documento Google: impressão, download, enviar via e-mail, compartilhar (edição, sugestões, visualização).

Ok, você fez um arquivo lindo no Documentos Google e agora não sabe como usá-lo. Na imagem abaixo está um resumo das coisas que você pode fazer com esse documento: imprimir e usar a folha de papel, compartilhar para alguém ver, comentar ou até editar o arquivo com você, fazer o download para o seu computador para que você possa abri-lo pelo Word ou PDF sem acesso à internet, enviar via e-mail no corpo da mensagem ou como anexo. 

Todas essas ferramentas podem ser acessadas pelo menu Arquivo indicado pela seta verde.

Repare na imagem abaixo que o botão compartilhar pode ser acessado pelo menu "Arquivo" ou no próprio botão "compartilhar" na direita superior do documento (veja a seta dupla vermelha na figura abaixo).

IMPRIMIR

Se você precisa desse documento impresso em uma folha de papel, basta imprimi-lo.

Para imprimir basta clicar uma vez em "Arquivo" (seta verde na figura abaixo), deslizar o mouse para baixo até a palavra "Imprimir" (retângulo vermelho) e clicar uma vez nela.

 A janela abaixo irá abrir para você escolher a impressora que quiser usar, quais páginas você quer imprimir, quantas cópias do documento e em "cor" você pode escolher se quer imprimir em colorido ou preto e branco. Selecionadas estas opções, clique no botão azul "Imprimir" no canto inferior direito dessa página. E aguarde sua impressão sair na impressora.

 FAZER DOWNLOAD DO DOCUMENTO

Caso você queira ter esse arquivo no seu computador (seja para fazer alterações sem internet ou visualizar usando outro programa, seja porque não confia em deixar todo seu trabalho apenas na internet), baixe esse arquivo para seu computador fazendo o download do documento. Desta forma, você também poderá colocar o arquivo em um pendrive e abri-lo em qualquer computador, mesmo sem internet, garantindo um plano B.

 Para fazer o download para baixar esse Documento Google para seu computador, siga os passos abaixo:

Clique uma vez em Arquivo (indicado pela seta verde na imagem abaixo). Deslize o mouse para baixo até "Fazer download" e espere um menu se abrir na lateral direita (pintado de roxo na imagem abaixo). Escolha o arquivo que você quer usar para salvar seu documento:

*Microsoft Word (.docx) faz parte do pacote Microsoft Office e permitirá que você faça todas as alterações e edições no computador, salvando o arquivo no seu computador. Eu, particularmente, prefiro sempre salvar em formato Word, pois dele posso em meu computador fazer alterações e depois salvar em PDF.

*Entretanto, caso o seu computador seja mais antigo e tenha uma versão anterior do Word, você pode tentar usar o Formato Rich Text (.rft) que foi " desenvolvido pela Microsoft em 1987 e mantido até 2008, com o intuito de facilitar o intercâmbio de documentos entre diversas plataformas, com base no processador de texto WordPad" (fonte: Wikipedia).

*Para os computadores que não possuírem programa Word, você pode salvar em Formato OpenDocument (.odt). Esse é o arquivo recomendado para quem vai usar o editor de texto LibreOffice que é o caso dos computadores da Secretaria de Estado de Educação que usam esse software gratuito, em vez do pacote Microsoft Office que são pagos. 

*Caso o computador não tenha nenhum arquivo de edição de texto, ou caso eles estejam dando erro, você pode salvar o documento para abri-lo no bloco de notas, um programa leve que vem em qualquer computador (assim como a calculadora e o calendário). Para isso, você deve salvar seu documento como Texto sem formatação (.txt). O problema desse formato é que ele só abre o texto do seu arquivo, sem nenhuma imagem e sem nenhuma formatação, mas ele permite escrever e apagar seu texto, alterar o tipo e o tamanho da fonte (ou seja, a letra usada no texto), além de fazer destaques em negrito e itálico.

*Caso você queira baixar o arquivo apenas para mostrar o você fez, sem que se possa fazer qualquer tipo de alteração, você deve fazer salvar em PDF. Isso garante que ninguém alterará o arquivo que você produziu.
*Existe a possibilidade de fazer o download como Página da web (.html, compactado). Eu não gosto muito dessa opção, pois ele "zipa" o arquivo, ou seja, converte o arquivo em um formato leve (zip) só para ser transportado sem ocupar muito espaço da memória do computador. Mas para ver o arquivo você precisa extrair... e nesse caso, vai abrir usando como programa o seu navegador de internet (exemplo: Chrome, Firefox, Internet Explorer...).
*Publicação EPUB (.epub) é usado para fazer publicações de livros, como e-books. É um arquivo feito para leitura de textos. Achei esse artigo interessante caso você queira saber mais sobre o assunto: https://viverdaescrita.com.br/como-ler-epub-e-por-que-ele-e-muito-mais-legal-que-pdf/

ENVIAR POR E-MAIL

Clique uma vez em Arquivo (indicado pela seta verde na figura abaixo), depois deslize o mouse para baixo até "Enviar por e-mail" como anexo.

Irá aparecer a janela abaixo. 
Se você quiser receber uma cópia do e-mail que você vai mandar, clique no quadradinho "Enviar uma cópia para mim" e esse quadradinho ficará azul.
A linha embaixo de onde está escrito "Para" você irá escrever o e-mail de quem você quer enviar, se for mais de uma pessoa, separe os e-mails por vírgulas ou espaço. Você pode escrever o "Assunto" do e-mail e uma "Mensagem" que irá no corpo do e-mail. 
Se você quiser que o documento seja mostrado direto no corpo da mensagem, em vez de ser anexado em um arquivo, clique no quadradinho "Não anexar. Incluir conteúdo no e-mail.", desta forma, o quadradinho ficará azul e a opção de arquivo (exemplo PDF) desaparecerá.

Caso você queira enviar o arquivo em anexo, clique na palavra PDF, indicada na imagem abaixo pela seta verde. Irá abrir um menu com as opções de formatos que você poderá mandar seu documento por anexo. Marque a opção desejada, se a pessoa puder fazer alterações para ela no documento recomendo enviar como Microsoft Word, se você não quer que a pessoa altere nada recomendo que mande em PDF.

COMPARTILHAR O DOCUMENTO GOOGLE COM OUTRAS PESSOAS

Primeiramente, acho importante você conhecer os modos de acesso ao seu Documento  Google. 

A imagem abaixo mostra o modo Edição, em que eu posso alterar todo o documento.

Para ver os outros modos, clique na opção Edição indicada na imagem abaixo pela seta vermelha.

Os comentaristas poderão apenas fazer sugestões de alteração. Estas sugestões poderão ser aceitas ou recusadas por quem for editor do documento (círculos roxos). A imagem abaixo mostra o modo Sugestão com suas propostas de alterações (setas vermelhas).

O modo Visualização não permite nenhuma alteração. Repare que não existe nem o menu de edição.

Como compartilhar?

Se você quiser enviar o arquivo no Documento Google, clique no botão "Compartilhar" à esquerda superior.

Irá aparecer uma janela como essa da imagem abaixo.
Perceba que são duas caixas de compartilhamento. Na de cima você compartilha escrevendo o e-mail da pessoa, na de baixo você compartilha copiando o link que dá acesso ao documento.
Na primeira caixa está o seu nome, e-mail e foto e uma linha escrito "Adicione pessoas e grupos". Clique essa frase e escreva os e-mails de quem você deseja enviar o arquivo no Documento Google, lembrando que na opção "compartilhar" a pessoa estará alterando o SEU DOCUMENTO. Essas alterações estarão sendo feitas online, ou seja, se você tiver olhando o documento onde seu colega está alterando algo, você verá as alteração enquanto ele faz essas modificações. É incrível.

Uma outra opção é você mandar o link do compartilhamento para as pessoas (segunda caixa de opções). Para isso, clique em "Copiar link" (indicado pela seta verde na imagem abaixo) e envie o link para quem você deseja ceder acesso ao seu documento. Desta forma você pode compartilhar seu Documento Google até via WhatsApp colando o link.
Caso você queira alterar as ações que as pessoas podem fazer com seu documento (ler, comentar ou editar), clique em "Mudar para qualquer pessoa com o link".

A janela irá se alterar para a imagem abaixo. A seta azul na imagem abaixo indica onde você clica para copiar o link. A seta vermelha é onde você altera para voltar a ficar restrito só a quem você mandar o e-mail. A seta verde você pode alterar o uso que as pessoas com o link terão no Documento Google: Leitor, Comentarista ou Editor. Clique então nessa opção indicada pela seta verde.

Clicando nessa opção, poderemos escolher o tipo de acesso que a pessoa terá ao documento: leitor (não pode alterar o documento), comentarista (insere comentários que entrarão como sugestões para o texto) ou editor (permite fazer todas as alterações no documento, assim como você).

Se você estiver com medo que a pessoa com a qual você compartilhou o arquivo repasse ele para outras pessoas, clique na engrenagem indicada pela seta vermelha abaixo.

Irá aparecer esse menu com as opções de "Os editores podem alterar permissões e compartilhar". Caso você não queira que a pessoa mande esse arquivo para outras pessoas e não altere permissões, desmarque o quadradinho azul.
Se você não quer que os leitores e comentaristas usem esse arquivo fora do Documentos Google, desmarque o quadradinho azul em frente à frase "Os leitores e comentaristas podem ver as opções de fazer download, imprimir e copiar".